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【2015年保密法制宣传周】——利用大数据思维做好保密工作
日期:2015-10-16 来源: 兴化市保密局 浏览次数: 字号:[ ]

    随着各级政府部门对保密工作的重视,以及各个单位业务工作与保密结合的越来越紧密,县级保密工作得到了极大的扩展。同时工作中产生的信息种类繁多,数量更是呈几何数级的增长。

    每一项保密工作开展的前期准备,运作过程,后期总结都意味着大量的信息产生,越来越多的业务数据信息成为了一个个的信息孤岛,它们以纸质文件、电子文档、图片、视频等形式存在于不同的载体,同时因为各项工作的负责人不同,这些信息分散在不同的地方。信息孤岛的形成造成了这些信息的沉淀,使得我们很难再发挥这些信息的对今后保密工作的指导作用。

    为了消除这些信息孤岛,提供信息的利用率,最终在单位内部形成资源共享,促进保密工作又快又好的发展,我们采取了以下几项措施:

    一、集中资源统一存放。为了集中管理,方便使用信息,我们改变了以往分别在各个科室存放资料的做法,开辟了一间办公室作为档案室,根据各项工作的联系分类存放纸质文件,以及光盘资料。同时在一台公用计算机上将各人岗位工作中产生的一些电子文档统一集中存放。对于一些重要的纸质文件,我们扫描成图片存放在电脑中。对于98年之前的文件,我们也将档案目录录入电脑。

    二、制定制度规范管理。为了改变以往各人随意在不同文件夹下存放文档的情况,我们规范了文档分类存放的规则。针对文件起草中,存在多版过程稿的情况,我们制定了时间+文件名+修改人+第几版的命名规则。在每年整理档案的时候,我们形成了统一的目录格式,将目录的电子版集中存放在一台涉密机中,存在文件中可以按图索骥,很方便的在档案室中查找文件。

    三、利用登记软件串联单位业务。通过几年的发展,我们的登记软件已经发展到了第二版,经过多次改进,现在我们已经做到了凡事必登记,登记必规范,事实上形成了一个业务数据库,将各项工作形成的数据直观的呈现出来。

通过以上的措施,我们基本将各类离散的信息整合起来,消除了信息孤岛现象,提高了存档资料的利用率。虽然我们的数据量还谈不上大,但是通过大数据的思维,我们挖掘了信息的潜力,发挥了大数据的作用。

    比如我们将保密工作纳入了绩效考核,但是到年底打分时往往很难,因为保密工作重在平时的管理、宣传。现在结合我们平时收集的信息,我们可以在档案室中查看各单位保密宣传周上报的材料,在登记软件中查看各单位保密工作机构、分管负责人的备案情况、订阅保密书籍的情况、涉密计算机的管理情况等等,综合各方面数据,使得量化各单位的保密工作变得有章可据,有理有据。

同时向各单位介绍这样的打分标准,使得他们了解了平时保密工作都要干些什么,要想在考核中拿高分,应该做些什么,更好地发挥了考核的指导作用。

    通过借鉴大数据思维,辅以必要的信息化技术,我们发挥了以往工作存量数据的价值,同时将新业务、新流程的增量数据规范统一的管理起来,对进一步做好我市保密工作起到了很好的指导作用。

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